sexta-feira, 30 de maio de 2014

Crie seu Personal Kanban portátil em 5 minutos



Galera,

Pra quem precisa muito de organização e possui muitas tarefas e projetos sobre sua responsabilidade,
indico fortemente utilizar desta metodologia que tem impactado muitos.
Vamos voltar ao nosso velho bloquinho ou post it, vale a pena.

Kanban é uma ferramenta poderosa e acessível a todos. Interagindo com as milhares de pessoas que se inscreveram no Minicurso Gratuito de Kanban, eu percebi que muita gente sente dificuldade em começar a usá-lo porque se intimida com a necessidade de um quadro, ou uma parede ou de ferramentas de software.
Para mostrar que começar pode ser muito simples, nesse post eu explico uma maneira fácil pra você

Criar o seu Personal Kanban Portátil em 5 minutos.
 
 Personal Kanban Portátil. Post-its "dobradinhos" quando precisar de mais espaço.
Para isso, você vai precisar de:
  • 1 folha de papel A4
  • 1 bloco de post-it pequeno
  • Lápis e régua
  • 1 copo transparente
Vamos a construção!
  1. Comece deitando a folha na horizontal.
  2. Divida a folha em 5 colunas com a mesma largura definindo a borda das colunas com lápis e régua
  3. Da esquerda pra direita, escreva os seguintes nomes como títulos para as colunas: Backlog, A fazer, Hoje, Fazendo, Espera.
Como preencher a folha
Para preencher a folha, você precisa se concentrar no presente, no agora, e ir aos pouquinhos do imediato até as tarefas futuras.
Comece pensando em que tarefas você está fazendo agora. Aquelas que você interrompeu pra ler este post. Escreva cada uma em um post-it separado e coloque na coluna “Fazendo“. A ordem não é importante.
Agora pense em tudo que precisa acontecer hoje e faça o mesmo. Cada tarefa em um post-it, enfileirando-os na coluna “Hoje“.
Lembre agora de todas as coisas que você precisa fazer assim que puder. Aquelas tarefas que você sabe que não vai conseguir fazer hoje. Essas são as coisas que você não pode esquecer e que certamente te distraem, interrompendo seus pensamentos ao longo do dia. Coloque-as em post-its e preencha a coluna “A fazer“.
Tudo que não se encaixou em nenhuma das colunas até agora, deverá ser registrado no seu “Backlog“. Se forem muitos post-its, use a parte de trás da folha. Lembre-se que o importante é esvaziar a cabeça, deixando-a livre para focar na execução das tarefas.
Pra quê o copo?
Observe que o nosso Personal Kanban Portátil não tem a coluna “Feito“. É aí que entra o copinho transparente. Na medida em que você concluir as suas tarefas, amasse os post-its com toda a força e deixo-os descansar em paz no copo. Ao longo do tempo, você vai ver o seu copo enchendo, lembrando você de quanta coisa você conseguiu realizar.
Fazer menos para fazer mais
A última dica é sobre limites. Agora que você está com o seu Personal Kanban Portátil montado, anote a quantidade de post-its em cada coluna ao lado do seu título. E daí em diante trate esse número como o limite máximo de itens que podem estar naquela coluna. Pense agora como um jogo, quanto menores esses números, mais otimizado será seu fluxo. Então na medida que você move as tarefas de uma coluna para a outra, reflita, e verifique se você não poderia trabalhar com limites menores.
Faça esse exercício e comente aqui a sua experiência, os seus resultados, dificuldades ou dúvidas. Escreve aí embaixo que eu estou aqui pra te ajudar!

Fonte: Alisson Vale